En este lugar se encuentra una filosofía completa acerca del tiempo y estantes repletos de ensayos y análisis. Se valora el tiempo como un recurso valioso debido a su limitación y a la imposibilidad de ser reciclado. Por otro lado, una gestión adecuada y eficiente sigue siendo la única alternativa viable.
Es importante destacar que una de las principales razones detrás del estrés y la ansiedad en las personas modernas es la mala administración del tiempo en el ámbito laboral. Los imprevistos (como la congestión, la mala estimación del tiempo necesario para una tarea en particular en lugar de que una hora se convierta en tres, y otras situaciones similares) y la incapacidad para manejarlo adecuadamente nos llevan a perder tiempo. La buena noticia es que hay formas de recuperar el tiempo perdido mediante una buena organización, fuerza de voluntad y algunas estrategias efectivas.
Revisión Honesta
Un diagnóstico correcto es esencial para abordar eficazmente el problema. Por lo tanto, el paso inicial es evaluar honestamente cómo gestiona su tiempo en la oficina, ya que es crucial para aumentar la productividad. El propósito de la revisión individual debe ser:
- ¿Cuál es la diferencia entre el logro propuesto y lo que realmente se consiguió?
- Dónde, por qué y cómo pierde el tiempo y cuáles son los mecanismos internos que le llevan a hacerlo (teniendo en cuenta las discusiones improductivas, la falta de concentración, los momentos dedicados a no hacer nada o a estancarse en una acción que no progresa, así como el tiempo perdido en Internet y las redes sociales);
- La correlación entre beneficios y ganancias y el tiempo dedicado a esa actividad, ya que el tiempo es dinero;
- Cuáles son los momentos y actividades de máxima productividad.
Este análisis debe ser llevado a cabo a lo largo de varios días con el objetivo de encontrar un patrón distintivo y determinar en qué situaciones y contextos maneja su tiempo de manera eficiente, así como identificar en qué momentos se le escapa de las manos.
La eficiencia en el trabajo de oficina.
Crear un plan de horario
Según la teoría, crear un calendario y un plan de actividades profesionales es sencillo. Sin embargo, seguirlo es todo un reto. Para garantizar su eficacia, ten en cuenta estos detalles:
- Un truco inteligente consiste en terminar la jornada laboral fijando la agenda y los objetivos esenciales para el día siguiente. Esta es la mejor manera de saber exactamente lo que hay que hacer y también sirve como una forma sencilla de mantenerte motivado.
- «Las cosas importantes rara vez son urgentes, y las cosas urgentes rara vez son importantes» – esta cita pertenece a Dwight Eisenhower, general del ejército estadounidense durante la Segunda Guerra Mundial y 34º Presidente. También creó un plan para gestionar eficazmente las tareas, incluidas las de la oficina. La Matriz Eisenhower divide las cosas en cuatro categorías:
- urgente e importante – se refiere a tareas que ya no pueden posponerse y deben resolverse o aclararse;
- importantes pero no urgentes – categoría que incluye cosas que deben planificarse para ser resueltas;
- urgente pero no importante – generalmente se refiere a mensajes, tareas y actividades que pueden delegarse en otros o completarse rápida y fácilmente;
- ni urgente ni importante – se refiere a cosas que pueden ignorarse y tareas que sólo le hacen perder el tiempo.
- Programe un momento en el que su productividad sea la más baja para responder a mensajes, comunicarse, hacer una pausa para comer y completar otras tareas sencillas y fáciles.
- Utiliza los sistemas de planificación que te resulten más familiares. Calendarios y agendas online, con o sin alertas programadas, o la clásica agenda. Es una pérdida de tiempo utilizar calendarios virtuales si no estás familiarizado con su funcionamiento.
- Marca cada tarea realizada y, si es necesario, fija detalles para el día siguiente (reuniones, atender comentarios, seguimientos, etc.).
La aparición de los medios sociales ha influido notablemente en los métodos de comunicación e interacción social entre las personas. También ha introducido nuevas vías de comunicación y ha creado una comunidad mundial.
Enfócate en la tarea que estás realizando
Se cree generalmente que esta es la forma más eficiente de realizar una actividad en comparación con el tiempo que se tarda en completarla. Sin embargo, al mismo tiempo, este es también el consejo más difícil de seguir.
Este consejo está estrechamente vinculado al horario que establezcas. Una adecuada planificación evitará que se superpongan las tareas, lo que te permitirá enfocarte en lo que estás haciendo. Algunas de las desventajas de la multitarea incluyen un alto riesgo de cometer errores, retrasos, omitir aspectos importantes y una baja productividad. Según las estadísticas, la complejidad de las tareas provoca que los trabajadores pierdan el 15% de su tiempo de trabajo, independientemente de su campo de actividad.
Las tareas de oficina sencillas, repetitivas y rutinarias pueden enlazarse y resolverse simultáneamente. Por supuesto, no se puede completar un proyecto o informe detallado mientras se establece una agenda, pero sí se puede responder a correos electrónicos mientras se habla por teléfono.
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Establecimiento de una fecha límite
Es esencial establecer un plan diario que tenga en cuenta las prioridades, pero también es crucial asignar un presupuesto de tiempo a cada tarea.
Algunos de los mejores consejos para lograr cumplir con su horario y gestionar eficazmente sus horas de trabajo en la oficina son:
- Organiza tus plazos de acuerdo a tu ritmo de trabajo, pero considera también el plazo establecido para cada tarea individual.
- Asigna un tiempo adicional para cada actividad en caso de que sea necesario.
- Si el tiempo necesario para completar una tarea varía, ajusta el orden de prioridades según la importancia y complejidad del trabajo.
- No dejes las cosas para el último momento: el mito de que trabajas mejor, más eficientemente y con la máxima productividad cuando estás bajo presión de una fecha límite no es cierto.
La prevalencia de los teléfonos inteligentes y otros dispositivos móviles ha experimentado un crecimiento considerable, lo que ha dado lugar a un mayor número de personas que utilizan estos dispositivos para acceder a internet.
Taking Breaks
El cerebro de un adulto que posee habilidades avanzadas en un campo específico es incapaz de mantener la concentración durante más de 60 a 90 minutos. Después de este periodo, la capacidad de concentración disminuye considerablemente, ya que este disco duro vivo y de alto rendimiento se aburre.
Las pausas son una herramienta clave en el alto rendimiento y pueden tener una duración variable, desde unos pocos minutos hasta más tiempo. Simplemente levantarse de la mesa de trabajo para beber un vaso de agua, tomar una taza de café o mirar por la ventana durante unos minutos puede ser beneficioso para lograr nuevos momentos de concentración intensa en la tarea, lo que puede llevar a un aumento en la productividad y creatividad. Además, es esencial tomarse un descanso para comer, alejado del escritorio, archivos, documentos y computadora.
Para aprovechar las ventajas de las pausas, es fundamental resistir la tentación de utilizar las redes sociales, navegar por Internet, enviar mensajes de texto o realizar otras actividades que consumen mucho tiempo y no tienen ningún valor ni importancia. Para ello, es importante ser proactivo. Desactiva las notificaciones y las llamadas telefónicas y programa cualquier actividad social para otro momento del día.
Trabajar en una oficina.
Las normas esenciales
Para lograr una gestión eficiente del tiempo y aumentar la productividad, es importante tener en cuenta las siguientes pautas en situaciones apropiadas. Estas sugerencias pueden ayudar a evitar la frustración de sentir que se ha desperdiciado el tiempo y aprovechar al máximo cada momento de la vida.
- Aprende a decir «no», «no puedo», «no se». No ser capaz de realizar o rechazar una actividad no es una señal de debilidad, sino una demostración de que eres consciente de tus habilidades. Intentar abarcar más allá de tus capacidades conlleva el riesgo de cometer errores y producir un resultado final de menor calidad.
- Nunca asumas más de lo que eres capaz de manejar.
- No desperdicies tiempo esperando. Planifica tus actividades con anticipación, independientemente de cuáles sean.
- Mantén tus documentos de oficina, tanto físicos como virtuales, siempre organizados.
- Controla tu impulso de revisar las redes sociales dedicando solo 30 minutos al día para esta actividad. Puede que al principio te resulte difícil, pero verás que es suficiente con solo media hora.
La aparición de los medios sociales ha transformado los métodos de comunicación e interacción interpersonal. Ha creado nuevas oportunidades para conectar con personas de diversos rincones del planeta.
Gestionar adecuadamente el tiempo en la oficina puede brindarte beneficios en tu carrera, pero también desempeña un papel crucial en tu vida personal. Cada minuto cuenta y no debes desperdiciarlo en actividades que no aportan valor a tu vida.
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